Business Intelligence: Operational Data Store Zakenmagazijn voor Gemeente Vlaardingen

Geschreven door Ronald Kubbe op 06-03-2016

Gemeente Vlaardingen heeft inzicht
Binnen zaakgericht werken en integrale dienstverlening is een uitgebreide en flexibele Business Intelligence oplossing onmisbaar. Want zoals men zegt: meten is weten! We ontwikkelden als partner van Exxellence een BI-oplossing voor de gemeente Vlaardingen. 

Sinds kort heeft de gemeente Vlaardingen volledig zicht op haar meldingen openbare ruimte. Van totalen in een dashboard, tot de details per zaak. InnoviQ ontwikkelde hiervoor een generieke oplossing, de Operational Data Store. Binnen de Operational Data Store is operationele informatie uit het Exxellence ZaakSysteem de input voor diverse dashboards en rapportages. De Operational Data Store werkt voor allerlei zaaktypes.

‘Onder de motorkap’
De Operational Data Store kopieert data vanuit het Exxellence ZakenMagazijn en slaat ze bewerkt op in een aparte database. Op deze database zijn met IBM Cognos10 verschillende dasboards en rapportages ontwikkeld.

Door de data bewerkt op te slaan, komen rapportages eenvoudig tot stand. De Operational Data Store kenmerkt dat rapportages op een specifiek hiervoor ingerichte database draaien. Niet op de productiedatabase. Zo belasten we deze niet bij het opvragen van de rapportages.

Dashboard en rapport meldingen openbare ruimte
Het dashboard en de rapporten geven inzicht in alle meldingen openbare ruimte. Van een totaaloverzicht van de meldingen, tot een detailrapport. In dit detailrapport kun je doorklikken naar de details van een specifieke zaak in het Exxellence ZaakSysteem.

Dashboard
Het dashboard toont het aantal meldingen per afdeling, via welke kanalen de meldingen binnenkomen en of ze tijdig afgehandeld worden. Door een afdeling te selecteren, is het mogelijk gegevens van die specifieke afdeling te tonen.  

Rapport 
In het rapport zie je meer uitgebreide gegevens, zoals bijvoorbeeld een weergave van het aantal meldingen per kanaal naar de verantwoordelijke afdeling. 

In het rapport kun je doorklikken naar detailgegevens van de zaakregistraties. Zo zie je direct uit welke zaken de aantallen opgebouwd zijn. Per zaakregistratie zijn de gegevens van de melding en zaakstatussen zichtbaar.

Wanneer je in dit rapport op het registratienummer van een zaak klikt, opent het Exxellence KlantContactSysteem met gegevens van de zaak. Zie hieronder:

Business Intelligence in de praktijk
In de praktijk hebben we inzicht in allerlei zaken:

• meldingen van specifieke eigenschappen die in formulieren ingegeven worden (zoals bij de gemeente Vlaardingen bijvoorbeeld schade en vandalisme);
• meldingen per locatie (wijk, buurt en straat);
• meldingen per categorie (zaaktype);
• gemiddelde doorlooptijden en aantallen die binnen en buiten de norm zijn afgehandeld;
• het kanaal waarmee de melding binnenkomt; 
• het aantal meldingen per melder;
• de verantwoordelijken voor de meldingen;
• het aantal openstaande meldingen;
• de vervolgactie van meldingen (bijvoorbeeld het contactmoment);
• de meldingen per medewerker met de status van de melding;
• de status van meldingen.

Naast de standaard dashboards en rapporten zijn ad-hoc en eigen overzichten te maken met detailgegevens uit het Exxellence ZakenMagazijn. De Operational Data Store biedt nog meer flexibiliteit en gedetailleerde informatie dan de tot nu toe beschikbare kubus-oplossing.