Goed opdrachtgeverschap een zegen!

Geschreven door William van Grieken op 12-10-2015

Ik heb nog even zitten twijfelen om dit onderwerp aan te halen of niet. Dit om de doodeenvoudige reden dat (bestaande) klanten zich wellicht aangesproken voelen. Geen echte legitieme reden dus. Laat deze blog dan maar een goede aanzet zijn om het vraagstuk bespreekbaar te maken en daarbinnen op zoek te gaan naar valkuilen en oplossingen.

Veel ICT (gerelateerde) projecten hebben m.i. nog vaak last van het stigma: te complex, niet sexy genoeg, een te ver van mijn bed show etc. Onbekend maakt onbemind zullen we maar zeggen. Echter valt niet te ontkennen dat projecten steeds vaker over ICT gaan. Bovendien valt niet te ontkennen dat dit soort projecten vaak mislukken.

Om meteen wat druk van de ketel te halen. Goed opdrachtgeverschap is natuurlijk niet allesbepalend voor het wel of niet slagen van projecten. Er spelen uiteraard meer factoren een rol.

Goed opdrachtgeverschap is van groot belang om regie op het project, en de samenwerking daarbinnen, te kunnen voeren. Onderstaand diverse voorbeelden uit de eigen praktijk:

• Het moet om te beginnen duidelijk zijn wat de opdracht precies is. Het formuleren van een duidelijke opdrachtomschrijving met een heldere scope (wat wel en wat niet) is essentieel om de juiste verwachtingen te scheppen. Een onduidelijke opdracht achtervolgt het project van begin tot het eind. Zonder methodieken als Prince II op te hemelen, bieden zaken als een startnotie of een business case een prima hulpmiddel.
• Waar wordt nu op gestuurd en waarover wordt minimaal verantwoording over afgelegd? Eenduidige aansturing is randvoorwaardelijk maar blijkt soms lastig in de  praktijk. Dit vanwege diverse stakeholders en diverse belangen. In voortgangsgesprekken gaat het (te) vaak over details in plaats van de grote lijnen. Vaak vanwege het feit dat voortgangsrapportages niet of slecht gelezen worden. En als het gesprek dan klaar is, overheerst het gevoel  ‘we dronken een glas deden een plas en alles bleef zoals het was’.
• Een opdrachtgever moet beschikken over voldoende tijd, kennis, kunde om te sturen op het proces. Ik heb daarbij de stellige overtuiging dat (basis)kennis van de inhoud een absolute meerwaarde heeft om problemen en risico’s op juiste waarde te schatten teneinde de juiste besluiten en maatregelen te kunnen nemen. Affiniteit met het onderwerp is dan ook een minimale vereiste.
• Goed opdrachtgeverschap vraagt tenslotte om onvoorwaardelijke betrokkenheid waarbij de opdrachtgever voor de volle 100% achter de plannen staat en blijft staan. Dit betekent niet verantwoordelijk zijn (op papier) maar ook verantwoordelijkheid nemen door woord en daad!

Naast projecten, waarbij het opdrachtgeverschap veelal is belegd bij een persoon of stuurgroep, krijgt het vraagstuk ook steeds meer aandacht bij de vorming van ‘de regiegemeente’. Een regiegemeente is een gemeente die een Gemeenschappelijke Regeling opstelt of taken uitbesteedt aan een andere gemeente (of externe partij). Ongeacht vorm is het zinvol om de opdrachtgever altijd te personifiëren door middel van gedelegeerd opdrachtgeverschap.

Een groot risico bij collectief opdrachtgeverschap is gedeelde verantwoordelijkheid. Iedereen is overal van, tot dat het spannend word in het project. Op wie kun je dan afstappen en wie ligt er wakker van het project? En als niemand wakker ligt van een project, wat is dan het belang ervan?

Om de bal terug te kaatsen naar mezelf (en de collega’s van InnoviQ). Tegenover goed opdrachtgeverschap staat natuurlijk ook goed opdrachtnemerschap. Ik sta dan ook open voor valkuilen, problemen en misstanden uit ‘eigen’ hoek. Ik ben benieuwd naar de comments……